Howard Cedeño y Juan David Pérez – FIIIDT
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Había una regla no escrita en el Instituto de Ingeniería: si la computadora no prendía, el personal tendría que esperar a que llegara una hoja de Excel.
No era una exageración. Esa vieja laptop era el cerebro del comedor. Cada mañana, Carmen —la encargada del control de alimentos— llegaba quince minutos antes solo para encenderla. Presionaba el botón, soltaba un suspiro, y esperaba. Windows tardaba una eternidad en cargar. El cursor se congelaba cada dos clics. Y cuando por fin lograba abrir la hoja de cálculo, el siguiente obstáculo era el Wifi. Porque sin internet la hoja de cálculo en la nube no se sincronizaba. Y sin sincronización no sabían quién había solicitado el desayuno, el almuerzo o la cena. Esto pasaba, lamentablemente, al menos tres veces por semana.
Afuera, la fila de ingenieros y administrativos crecía. Algunos miraban sus relojes. Otros tosían con impaciencia. Carmen repitió su frase habitual: «Estamos esperando que vuelva el internet».
Pero esa vez el router no volvió rápido. Pasaron los minutos. Las 7:30. Las 7:45. Un hombre al fondo de la fila preguntó: «¿Y el desayuno?». Carmen no supo qué responder. Para cuando la conexión regresó, eran las 8:00. El desayuno se sirvió con una hora de retraso. Algunos ya se habían ido a sus puestos con el estómago vacío. Otros comieron apurados, desordenados, con mal humor.
En medio de ese caos, dos pasantes del Centro de Ingeniería Eléctrica y Sistemas (CIES) estaban haciendo cola para su desayuno (Howard y Juan, quienes escribimos esta crónica). No éramos ingenieros titulados todavía, pero tenían algo que muchos pierden con los años: la costumbre de observar y preguntarse «¿y si…?».
Vimos a Carmen forcejeando con la Canaima. La vimos sacar una planilla de papel de emergencia, marcar nombres a lápiz mientras el sudor le corría por la sien. Vieron cómo, al final del servicio, ella misma pasaba esos garabatos a la hoja de cálculo, con el riesgo de escribir mal un número o saltarse una fila. De hecho, ellos sabían que una vez se había marcado a una persona que ni siquiera había solicitado la comida, y otra vez habían olvidado a quince. Los reclamos llegaban después, cuando ya no había forma de corregir el registro.
Juan miró a Howard. Howard miró a Juan. Sin decir una palabra, entendieron que aquello no podía seguir así.
Esa misma semana pedimos permiso para hablar con los encargados del comedor. No mandamos correos ni llenamos formularios. Simplemente nos acercamos a Carmen cuando la fila se despejó y le dijimos: «Creemos que podemos ayudarte con eso».
La propuesta era sencilla pero radical: usar Telegram. Crear un bot que, con solo recibir un número de identificación, registrara automáticamente la comida según la hora del día y sin necesidad de una computadora lenta.
Carmen arqueó una ceja. No entendía mucho de bots, pero sí entendía de cansancio. Y aquello sonaba a menos cansancio.
Así que pusimos manos a la obra. Programamos el bot en una app de libre uso. Lo conectamos a una hoja de cálculo. Configuramos la zona horaria de Caracas para que el bot supiera si eran desayunos (7:00 a 9:59), almuerzos (11:00 a 15:59) o cenas (desde las 16:00). Creamos pestañas diarias con nombres como “LUNES 2 DE MARZO” para que nunca se mezclaran las fechas. Añadimos columnas para solicitud, marcado, fecha y hora. Y, por último, blindamos el bot para que solo los grupos de Telegram autorizados pudieran usarlo.
Una semana después le mostramos el prototipo a Carmen. Ella tomó su teléfono, escribió un número de identificación, y el bot respondió al instante. Abrió la hoja de cálculo en su propio celular y vio la marca de verificación. No había lápiz. No había papel. No había espera.
La prueba oficial fue un lunes a las 7:00 de la mañana. Carmen dejó la vieja computadora apagada sobre la mesa, como una pieza de museo. La fila comenzó a formarse. Con el teléfono en la mano, fue enviando número tras número. El bot respondía rápido, sin quejarse, sin congelarse. Para cuando el reloj marcó las 7:45 ya se habían registrado todos. El desayuno terminó antes de lo previsto. Y lo mejor: el WiFi se cayó dos veces durante el servicio, pero a nadie le importó. Los teléfonos seguían funcionando con datos móviles.
No solo resolvimos un problema logístico. También añadimos comandos útiles. Con /estadísticas, el bot generaba un informe completo: totales por comida, porcentajes de entrega, desglose por tipo de alimentación, primer y último registro, duración del servicio, y estadísticas por centro o gerencia. Con /faltantes, devolvía una lista ordenada de quienes aún no habían retirado su comida. Los resultados hablaron solos: el tiempo de marcado pasó de minutos a segundos. Los errores de transcripción desaparecieron. La trazabilidad se volvió perfecta, con fecha, hora y usuario de cada marcado.
La noticia corrió rápido. Los propios pasantes, antes de terminar su período, dejamos un manual sencillo y el bot funcionando perfectamente. El equipo del CIES ya evalúa añadir reportes automáticos por correo electrónico y autenticación por códigos QR. Incluso piensan adaptar la misma lógica para otros procesos de la fundación.
Lo que comenzó como un router caído una mañana de marzo y dos pasantes que observaban desde la fila terminó siendo una demostración de que no hace falta esperar a que alguien envíe un correo desesperado. A veces la solución llega sola, con un teléfono en el bolsillo y las ganas de preguntarse: «¿y si lo hacemos diferente?». En el diseño y activación del bot participamos José Manuel Díaz, Leonard Caraballo, Howard Cedeño y Juan David Pérez.
En cuanto a Carmen, por primera vez en años puede tomarse su desayuno caliente antes de que se enfríe. Mientras tanto el bot sigue trabajando. Sin quejarse.
